InsoSB Auswertung Schriftverkehr Rückläufer / Eingang TechRes GmbH

Formular
Auswertung Schriftverkehr
  • Status
  • Kategorien und Optionen Erstanschreiben, EV, Auskunft, Plan und Sonstiges
  • Button Neu
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  • Button Liste
Inhaltsverzeichnis für Hinweise

Programm

Beschreibung

 Verweise

Auswertung Schriftverkehr Rückläufer / Eingang

Der gesamte Schriftverkehr (Einzel- und Serienbrief) kann Mandanten-übergreifend ausgewertet werden. Basierend auf der Zuordnung der verschiedenen (Brief)-Vorlagen in die Kategorien Erstanschreiben, Eidesstattliche Versicherung, Auskünfte, außergerichtlicher Schuldenbereinigungsplan und Sonstiges erfolgt eine Auswertung der Antwortschreiben bgzl. jedes einzelnen Mandanten. Somit erhalten Sie eine kompakte Zusammenfassung über den aktuellen Bearbeitungsstand.

Im oberen Bereich des Formulars befinden sich 5 Optionen, die vor dem Start der Auswertung gewählt werden können. Die Optionen sind beliebig kombinierbar.

Wenn z.B. die Option "Erstanschreiben" gewählt wird, erfolgt eine Auswertung aller Schreiben jedes Mandanten bzgl. der Briefvorlagen für die Kategorie Erstanschreiben. Ebenso können Sie u.a. mit der Option "Plan" den Stand für den außergerichtlichen Einigungsversuch im Hinblick auf die Antwortschreiben ermitteln.

Die wichtigen Tabellenspalten sind (4) Briefe in der Auswahl, (7) Auswahl Briefe mit Eingang und (11) Eingang zu Auswahl sowie (14) Status.

In der Spalte (4) wird die Anzahl der Briefe gemäß dem Auswahlkriterium dargestellt. Diese Spalte ist direkt mit der Tabellenspalte (7) zu vergleichen. Wenn diese identisch sind, liegen alle Antwortschreiben zu diesem Vorgang vor, und der Mandant kann in die nächste Bearbeitungsphase übernommen werden. Die Tabellenspalte (11) gibt das Verhältnis Eingang zu Auswahl in Prozent wieder. Abschließend werden alle '100%-igen' in der Tabellenspalte Status (14) gemäß der Übereinstimmung der Werte in (4) Briefe Auswahl (5) Auswahl Briefe mit Datum, (6) Auswahl Briefe mit Frist und (7) Auswahl Briefe mit Eingang in die Ränge 1 bis 5 unterteilt.

Alle weiteren Felder dienen in erster Linie zur Kontrolle, z. B.: die Spalte 2, Briefe gesamt. Hier wird immer die Anzahl aller Briefe eines Mandanten sowie in Spalte 3 die Anzahl aller Briefe mit Kategorie-Zuordnung angezeigt. Die beiden Spaltenwerte sollten immer identisch sein. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, überprüfen Sie den Schriftverkehr des Mandanten in der Fristenkontrolle bzw. im Postausgang. Analog gilt dies für die Tabellenspalten (4), (5) und (6).

Die Spalte (8) Zeitraum Datum zeigt an, in welchem Zeitraum die Briefe versendet wurden. Entsprechend wird in der Tabellenspalte (9) Zeitraum Frist die erste und letzte Fristvorgabe zur Beantwortung ausgegeben. Die Tabellenspalte (10) Zeitraum Eingang gibt das Datum des ersten Eingangs sowie des letzten Eingangsdatums wieder. Mit den Spalten (8), (9) und (10) wird der Bearbeitungsverlauf kompakt wiedergegeben.

Aufbau der Auswertungstabelle:

Nummer Tabellenspalte Erläuterung der Tabellenspalten
 
1 Mandant Name des Mandanten
2 Briefe gesamt Gesamtanzahl aller Briefe im Postausgang eines Mandanten
3 Briefe mit Kategorie Gesamtanzahl aller Briefe im Postausgang eines Mandanten, die einer Kategorie zugewiesen sind
4 Briefe Auswahl Anzahl der Briefe gemäß dem Auswahlkriterium
5 Auswahl Briefe mit Datum Anzahl der Briefe gemäß dem Auswahlkriterium mit Datumsangabe
6 Auswahl Briefe mit Frist Anzahl der Briefe gemäß dem Auswahlkriterium mit Fristangabe
7 Auswahl Briefe mit Eingang Anzahl der Briefe gemäß dem Auswahlkriterium mit Eingangsdatum bzw. Rücklaufdatum
8 Zeitraum Datum Angabe des Briefdatums (von - bis) für alle Briefe des Mandaten gemäß dem Auswahlkriterium
9 Zeitraum Frist Angabe der Frist (von - bis) für alle Briefe des Mandaten gemäß dem Auswahlkriterium
10 Zeitraum Eingang Angabe des Eingangsdatums (von - bis) für alle Briefe des Mandaten gemäß dem Auswahlkriterium
11 Eingang zu Auswahl Verhältnis der bereits eingegangenen Rückläufer zur Anzahl der Briefe gemäß dem Auswahlkriterium
12 Eingang zu Datum Verhältnis der bereits eingegangenen Rückläufer zur Anzahl der Briefe gemäß dem Auswahlkriterium mit Datumsangabe
13 Eingang zu Frist Verhältnis der bereits eingegangenen Rückläufer zur Anzahl der Briefe gemäß dem Auswahlkriterium mit Fristangabe
14 Status

In der Auswertung werden die Mandanten in 6 verschiedene Gruppen eingeteilt. In Rang 1 sind alle Mandanten zusammengefasst, deren Anzahl von Briefen in der Auswahl mit der Anzahl der Briefe im Eingang übereinstimmen und für die gleichzeitig ebenso viele Briefe mit Datum und Frist vorliegen.

Die Ränge 2 bis 5 sind Abstufungen des Rang 1, da nicht alle 4 Vergleichsfelder identisch sind. In Rang 6 werden alle Mandanten gruppiert, deren Anzahl von Briefen in der Auswahl größer ist als der Eingang. Es sind somit noch nicht alle Antwortschreiben eingegangen.

Rang Vergleich Kennzeichen
 
1 (4) Briefe Auswahl =
(5) Auswahl Briefe mit Datum =
(6) Auswahl Briefe mit Frist =
(7) Auswahl Briefe mit Eingang		 *****
 
2 (4) Briefe Auswahl =
(7) Auswahl Briefe mit Eingang		 ****
 
3 (5) Auswahl Briefe mit Datum =
(6) Auswahl Briefe mit Frist =
(7) Auswahl Briefe mit Eingang		 ***
 
4 (5) Auswahl Briefe mit Datum =
(7) Auswahl Briefe mit Eingang		 **
 
5 (6) Auswahl Briefe mit Frist =
(7) Auswahl Briefe mit Eingang		 *
 
6 Alle weiteren Mandanten/Briefe werden unter dem Begriff "Warteschlange" zusammengefasst und absteigend nach dem Verhältnis 'Eingang/Auswahl" (11) / (4) in % ausgegeben.

Vorlagen

Vorlage Detail

Zuordnung Vorlagen

Auswertung Schriftverkehr Rückläufer / Eingang Status Für die Auswertungen können neben den aktuellen Mandanten u.a. auch Mandanten aus dem Archiv einbezogen werden. Die jeweiligen Mandanten-Einstellungen bzgl. Auswertung werden ebenfalls beachtet (siehe Mandanten-Verwaltung). Mandanten / Antrag verwalten Details (SBS)

Auswertung Schriftverkehr Rückläufer / Eingang Kategorien und Optionen Derzeit stehen 5 Briefvorlage-Kategorien zur Verfügung. (Erstanschreiben, EV, Auskunft, Plan und Sonstiges). Bis auf die Kategorie Sonstiges sind alle Kategorien unterteilt in a) Anschreiben und b) Erinnerung. Wenn Sie z.B. nur die Erstanschreiben auswerten wollen, wählen Sie bei Erstanschreiben die Option "Alles" und deaktivieren alle anderen Optionen. Die Auswertung liefert nur Ergebnisse für die Erstanschreiben inkl. der Erinnerungsschreiben. Sie können natürlich auch nur das erste Anschreiben oder nur die Erinnerungsschreiben auswerten lassen oder eine beliebige Kombination der verschiedenen Optionen.

Auswertung Schriftverkehr Rückläufer / Eingang Button Neu Mit dem Button "Neu" starten Sie eine neue Auswertung. Die nach der vorhergehenden Auswertung deaktivierten Optionen können für die neue Auswertung wieder ausgewählt werden. Nach dem Auswählen der Optionen klicken Sie den Button "Start".

Auswertung Schriftverkehr Rückläufer / Eingang Button Start Nachdem die Optionen ausgewählt wurden, starten Sie mit dem Button "Start" die Auswertung. Je nach Anzahl der Mandanten/Verfahren kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Nachdem die Auswertung ausgeführt wurde, werden alle Optionen für die Auswertung deaktiviert.

Auswertung Schriftverkehr Rückläufer / Eingang Button Liste Nach erfolgreicher Ausführung der Auswertung können Sie mit dem Button "Liste" die Auswertung anzeigen lassen. Auch hier stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Sie können eine durchgeführte Auswertung mit verschiedenen Listen-Optionen anzeigen lassen. Die Grunddaten der Auswertung werden erst beim Verlassen des Formulares gelöscht bzw. bei Klick auf den Button "Neu".

Die Optionen sind beliebig kombinierbar.

Optionen Liste Erläuterung Optionen
 
Alle Mandanten Die Liste umfasst alle Mandanten der Auswertung
Warteschlange Es werden nur die Mandanten angezeigt, deren Anzahl der Briefe in der Auswahl ungleich der Anzahl der Antwortschreiben/Rückläufer ist.
Gesamt <> 0 Es werden nur Mandanten angezeigt, die Schriftverkehr im Postausgang haben.
Auswahl = 0 Es werden nur Mandanten angezeigt, die Treffer in der jeweiligen Auswahl aufweisen.
Ränge 1 bis 5 Es werden nur Mandanten angezeigt, die in die Ränge 1 bis 5 eingeordnet wurden.

Inhaltsverzeichnis für Hinweise